Automatyczne odpowiedzi na maile klientów

Problem

• Codziennie przychodzi 20-50 maili z pytaniami klientów
• 80% pytań się powtarza: status zamówienia, zwroty, dostępność
• Odpowiadanie zajmuje 1-2h dziennie
• Wieczorami i w weekendy nikt nie odpowiada
• Klienci czekają 24-48h na odpowiedź

Czy AI to ogarnie?

Co dokładnie robi AI

1. Pobiera nowe maile ze skrzynki (IMAP lub Gmail API)
2. Klasyfikuje typ zapytania: zamówienie / zwrot / reklamacja / pytanie o produkt / inne
3. Wyciąga kluczowe dane: numer zamówienia, nazwa produktu, problem
4. Sprawdza status w systemie sklepu (opcjonalnie)
5. Generuje spersonalizowaną odpowiedź
6. Zapisuje draft do zatwierdzenia lub wysyła automatycznie

Demo / Efekt

Input (mail od klienta):

Dzień dobry, zamówiłam u Was sukienkę (zamówienie #4521) w poniedziałek i do dzisiaj nie dostałam żadnej informacji o wysyłce. Czy mogę prosić o status? Potrzebuję ją na sobotę.

Output AI:

Dzień dobry,

Dziękuję za wiadomość dotyczącą zamówienia #4521.

Sprawdziłam status — Pani zamówienie zostało wysłane wczoraj (24.01) kurierem InPost. Numer przesyłki: 622145789012. Może Pani śledzić paczkę tutaj: [link]

Przewidywany termin dostawy to piątek 26.01, więc sukienka powinna dotrzeć przed weekendem.

W razie pytań pozostaję do dyspozycji.

Pozdrawiam, Zespół [Nazwa Sklepu]

Efekt końcowy

• Skrypt sprawdza maile co 5-15 minut
• Dla każdego maila generuje propozycję odpowiedzi
• Odpowiedzi czekają w drafcie do zatwierdzenia (lub wysyłają się automatycznie)
• Czas odpowiedzi spada z 24h do 1-2h
• Oszczędzasz 1-2h dziennie na obsłudze maili

Kluczowy fragment kodu

import anthropic
from imap_tools import MailBox

def generate_reply(email_body, order_info=None):
    client = anthropic.Anthropic()

    context = f"Status zamówienia: {order_info}" if order_info else ""

    response = client.messages.create(
        model="claude-sonnet-4-20250514",
        max_tokens=1024,
        system="""Jesteś asystentem obsługi klienta sklepu internetowego.
Odpowiadaj uprzejmie, konkretnie i pomocnie.
Jeśli masz dane o zamówieniu, użyj ich.
Podpisuj się: Zespół [Nazwa Sklepu]""",
        messages=[{
            "role": "user",
            "content": f"Mail od klienta:\n{email_body}\n\n{context}\n\nNapisz odpowiedź:"
        }]
    )
    return response.content[0].text

# Pobieranie maili
with MailBox('imap.gmail.com').login(EMAIL, PASSWORD) as mailbox:
    for msg in mailbox.fetch(AND(seen=False)):
        reply = generate_reply(msg.text, get_order_info(msg.text))
        save_draft(reply, msg.from_)

Wymagania techniczne

• Python 3.8+ z biblioteką imap-tools lub Gmail API
• Klucz API do Claude lub GPT-4
• Dostęp do API sklepu (opcjonalnie, do pobierania statusu zamówień)
• Serwer do uruchamiania skryptu (VPS lub lokalnie z cron)

Ryzyka

• Błędna klasyfikacja — AI może źle zrozumieć ironię lub sarkazm klienta. Dla reklamacji lepiej zostawić do ręcznej weryfikacji.
• Poufne dane — maile mogą zawierać dane osobowe. Upewnij się, że API provider ma odpowiednie certyfikaty (GDPR).
• Halucynacje — AI może zmyślić status zamówienia jeśli nie ma dostępu do danych. Zawsze podawaj rzeczywiste dane.
• Ton odpowiedzi — przetestuj na 20-30 mailach zanim włączysz auto-wysyłkę.

Jak przenieść to na swój projekt

1. Skonfiguruj dostęp IMAP/Gmail API do skrzynki
2. Napisz funkcję do wyciągania numeru zamówienia z maila (regex)
3. Podłącz API sklepu do sprawdzania statusu (opcjonalnie)
4. Dostosuj prompt do tone of voice Twojego sklepu
5. Uruchom na 10 mailach z ręcznym zatwierdzaniem
6. Po tygodniu testów włącz auto-wysyłkę dla prostych kategorii

Dla kogo to ma sens / Dla kogo nie

Ile to kosztuje w narzędziach SaaS